La transformación digital ha permeado diversas áreas de la sociedad, por lo que la labor diaria de los abogados no se queda atrás, siendo indispensable el uso de la tecnología para almacenar la información de los despachos y empresas.
En el mercado existen diversos softwares que ofrecen variedad de funcionalidades, pero ¿qué se debe tener en cuenta a la hora de contratar un software?.
Le explicamos algunos aspectos se debe tener en cuenta para elegir un software para su despacho de abogados o área jurídica de su empresa:
- Exclusivo para abogados: el mercado ofrece variedad de opciones, donde por ejemplo puede digitalizar sus documentos y estar almacenados en la nube, pero un software especializado para abogados le ofrecerá funcionalidades ajustadas a las necesidades de estos y pueda tener todos estos datos relacionados con el número del radicado, el cliente, las diferentes actuaciones, etc.
- Seguridad: este aspecto es de vital importancia, ya que la gran mayoría de los datos almacenados por los abogados es información sensible, por lo que debe asegurarse que la plataforma cuente con protocolos de encriptación SSL. Se trata de una tecnología que protege la privacidad de los datos que se comunican entre el servidor web y el cliente, protegiendo los datos guardados allí y evitando posibles casos de hackeo. Esto se puede verificar con un candado cerrado en la barra superior del navegador, contiguo a la dirección el sitio web.
- Información en la nube: muchos usuarios prefieren tener la información en su computador, pero no tienen en cuenta los riesgos que esto conlleva, como por ejemplo en el caso de que el equipo sufra algún daño grave, la información no se podría recuperar, o podría resultar infectado por un virus o un ransomware, que es un programa que secuestra los datos, lo que le podría dar acceso a toda la información contenida en el equipo. Además si estos datos se encuentran en físico, pero no hay un respaldo digital, podría acarrearle problemas en caso de extraviarlos o dañarlos. Es por todo esto que la mejor alternativa es que este programa sea 100% online.
- Fácil uso: adaptarnos a un proceso y a un software nuevo puede ser un asunto arduo para todos los integrantes que conforman el equipo, por lo que si es una plataforma amigable con el usuario, que cuente con las herramientas necesarias pero a la vez sea fácil de entender su funcionamiento, se convierte en un aspecto vital. Es por esto que también se debe tener en cuenta este debe ofrecernos una demostración gratuita, donde se pueda validar que este se ajusta a nuestras necesidades, pero que a la vez es una interfaz sencilla de utilizar.
- Respuesta al diseño: si la plataforma es en línea, es muy importante que se pueda acceder desde cualquier dispositivo, ya sea móvil o de escritorio, pero que además se adapte a la pantalla desde la cual se esté navegando, puesto que puede ser muy dispendioso ingresar a un sitio y verse obligado a usar el zoom.
- Diferentes permisos: sabemos que en cada empresa, cada quien tiene diversas responsabilidades a su cargo, es por esto que los permisos que cada quien tiene para acceder a la información pueden cambiar. Debido a esto, este tipo de software debe contar con la funcionalidad para que puedan ser otorgados diferentes permisos a los usuarios.
- Informes y estadísticas: un software está creado para mejorar la gestión en una oficina y hacer más eficientes los procesos que allí se generan, por lo cual es importante que estos puedan arrojar estadísticas y diversos informes, lo cual beneficia a la hora de evaluar las labores, en la toma de decisiones y brindarle información rápida a sus clientes.
- Escalabilidad: las necesidades de cada empresa son cambiantes, por ello el software que se elija debe permitir la opción de ampliar y cambiar de plan, por ejemplo el número de usuarios o la cantidad de almacenamiento, en cualquier momento.
- Soporte: verifique que la plataforma incluya soporte vía remota, ya sea a través de herramientas de teleconferencia, vía telefónica y Whatsapp, esto con el fin de solucionar inquietudes y posibles problemas con la plataforma.
Es importante además verificar las necesidades particulares de su empresa o despacho, y consultar si éstas se encuentran cubiertas por la plataforma o se pueden agregar.
